18.06.2024

Bundesrat macht E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 zur Pflicht

Die E-Rechnung wird Pflicht: Ab dem 1. Januar 2025 wird sie für nationale B2B-Umsätze stufenweise eingeführt. Im Inland ansässige Unternehmen müssen dann für in Deutschland steuerbare, nicht steuerbefreite Leistungen E-Rechnungen ausstellen, sofern auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig ist.  Als ansässig gelten Unternehmer, die insbesondere ihren Sitz oder den Ort der Geschäftsleitung im Inland haben oder eine inländische (am Umsatz beteiligte) umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten. Vor dem genannten Hintergrund sollten sämtliche Unternehmen spätestens jetzt das Thema auf ihre Agenda nehmen.

Für Umsätze, die der E-Rechnungspflicht unterliegen, ist keine aktive Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang mehr nötig. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht bilden einzig Kleinbetragsrechnungen (aktuell bis 250 Euro) und Rechnungen über Fahrausweise. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht geht auch eine neue, engere Definition einher. Nicht alle Rechnungen, die heute als E-Rechnung gelten, werden künftig als solche akzeptiert werden. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung beispielsweise gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Eine geltende elektronische Rechnung muss den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entsprechen. Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen. Im Fall einer solchen Vereinbarung muss das genutzte Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen oder mit dieser interoperabel sein (die Fähigkeit haben, sich zu verstehen und zu kommunizieren).

Rechnungen, die nicht den genannten neuen Vorgaben an E-Rechnungen entsprechen, beispielsweise PDF- oder Papierrechnungen, sind zukünftig als „sonstige Rechnungen“ definiert. Für elektronische „sonstige Rechnungen“ – also E-Rechnungen, die nicht der CEN-Norm entsprechen und damit interoperabel sind – ist während explizit festgelegter Übergangsfristen weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Diese Übergangsregelungen gelten ausschließlich für Rechnungsaussteller und lauten:

2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (diese nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig.

Ab 2027 dürfen inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (diese mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) an ihre inländischen Unternehmenskunden ausstellen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass Rechnungsempfänger ab dem 01.01.2025 auf E-Rechnungen vorbereitet sein müssen, die E-Rechnung(erstellungs)pflicht trifft die meisten Rechnungsaussteller allerdings grundsätzlich erst ab 2027. Dennoch müssen inländische Unternehmen ihre ERP-Systeme uneingeschränkt für den Start 2025 auf den Empfang von E-Rechnungen umrüsten. Spätestens ab 2028 müssen auch kleinere Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen erstellen.

Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden sowie Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten jetzt dringend prüfen, ob ab 2025 zumindest der Empfang von E-Rechnungen möglich ist. Denn ab diesem Zeitpunkt können Lieferanten uneingeschränkt E-Rechnungen versenden.

Warum kommt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen?

Im Rahmen der ViDA-Initiative der europäischen Kommission soll langfristig gesehen ein elektronisches Meldesystem eingeführt werden, das auf die Daten der E-Rechnungen zugreifen soll. Die E-Rechnungspflicht ist daher der erste Schritt in Vorbereitung darauf. Die Umsetzung des nationalen sowie des EU-weiten Meldesystems war bis 2028 geplant, mittlerweile wird allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 diskutiert. Aktuell ist der Start des deutschen Meldesystems nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung vorgesehen.

Übergangsfristen der E-Rechnungen für B2B-Geschäfte in Deutschland

sonstige Rechnungen (PDF, Papier, JPG) mit Zustimmung des Empfängers - bis Ende 2026 zulässig

Sonstige Rechnungen (PDF, Papier, JPG) mit Zustimmung des Empfängers und Vorjahresumsatz kleiner als 800.000 Euro -  bis Ende 2027 zulässig

Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers - bis Ende 2027 zulässig

Die E-Rechnung kurz erklärt im Video: