01.04.2025

Von vielen Unternehmern unbemerkt, trat in diesem Jahr eine Neuregelung im Umsatzsteuerrecht in Kraft, die den Leistungsort bei digitalen Veranstaltungen wie Webinaren, Onlinekongressen oder digitalen Seminaren festlegt. Dies hat insbesondere Auswirkungen auf Unternehmen, die digitale Veranstaltungen über Landesgrenzen hinweg anbieten.

Danach gilt für virtuelle Veranstaltungen nun jeweils der Ort, an dem der Leistungsempfänger ansässig ist, als Leistungsort“. Das unterscheidet sich von der bisherigen Regelung, bei der der Veranstaltungsort oftmals als Leistungsort angesehen wurde. Die Neuregelung betrifft sowohl B2B- als auch B2C-Geschäftsbeziehungen und muss bei der Rechnungstellung beachtet werden.

Beispiele:

• Ein deutsches Unternehmen, das ein Webinar für Teilnehmer in Frankreich und Spanien anbietet, muss die Umsatzsteuer entsprechend den Regelungen der jeweiligen Teilnehmerländer berücksichtigen.
• Bei einem Onlinekongress mit internationalem Publikum ergeben sich die steuerlichen Pflichten des Veranstalters aus den jeweiligen Regelungen der Wohnsitzstaaten der Teilnehmer. Hier ist eine differenzierte Betrachtung nötig.

Fehlerhaft gestellte Rechnungen eines Veranstalters können zu Nachzahlungen führen. Die Steuerbehörden der einzelnen Länder können ebenso Zinsen und Bußgelder verhängen, wenn die Umsatzsteuer falsch oder nicht abgeführt wurde.Fehler in der Rechnungsstellung oder steuerliche Versäumnisse können teuer werden und zudem das Vertrauen der Kunden nachhaltig schädigen. Unternehmer, die virtuelle Veranstaltungen anbieten, sollten sich daher intensiv mit den neuen Regelungen sowie den Bestimmungen der Ansässigkeitsländer befassen und ihre internen Abläufe darauf anpassen.

Insbesondere sind folgende Punkte zu beachten:

• Ermittlung des Leistungsortes: Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Wohnsitz oder Sitz des Leistungsempfängers korrekt erfasst wird. Dazu sind geeignete Dokumentations- und Nachweismethoden erforderlich, zum Beispiel durch die Prüfung von Rechnungsadressen.
• Prüfung der lokalen Umsatzsteuerregelungen: Je nach Ansässigkeit der Teilnehmer können unterschiedliche Steuersätze und Meldepflichten gelten. Unternehmen sollten prüfen, ob sie sich in den jeweiligen Ländern steuerlich registrieren müssen.
• IT- und Buchhaltungsanpassungen: Systeme zur Rechnungsstellung und Buchhaltung sollten so angepasst werden, dass sie die unterschiedlichen Steuersätze und Vorschriften automatisch berücksichtigen können. Die Nutzung von steuerspezifischer Software kann hier erhebliche Erleichterungen bringen.
• Beratung in Anspruch nehmen: Gerade bei grenzüberschreitenden Umsätzen empfiehlt sich fachkundige Unterstützung, um Rechts- und Planungsfehler zu vermeiden.