09.05.2024

Wer ein betriebliches Fahrzeug für private Zwecke nutzt, kann den zu versteuernden Nutzungsvorteil durch ein Fahrtenbuch ermitteln und so eine Versteuerung nach der pauschalen 1-%-Me­thode umgehen. Ein Fahrtenbuch zu führen ist häufig günstiger als die Anwendung der 1-%-Me­thode. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eher wenig private Fahrten unternommen werden, eine geringe Gesamtfahrleistung zu erwarten ist, das Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis hat oder bereits abgeschrieben ist.

Der gesetzlich nicht weiter bestimmte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist durch die Rechtsprechung präzisiert worden. Danach müssen die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Sie müssen zudem mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Ein Fahrtenbuch muss darüber hinaus in geschlossener Form geführt werden. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind. Zumindest müssen sie jedoch in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Mit dieser Sichtweise hat der Bundesfinanzhof seine Rechtsprechung aus dem Jahr 2005 bestätigt. Danach ist eine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Das gilt zumindest dann, wenn die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst nicht dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei nicht offengelegt wird.