11.05.2023

Viele Unternehmen kommunizieren mit ihren Mitarbeitern über Messangerdiensten, wie WhatsApp und Facebook. Doch gerade, wenn diese Kommunikation über private Geräte läuft und neben der dienstlichen Kommunikation auch persönliche „Gespräche“ geführt werden, kann es immer wieder zu Problemen kommen. Diese zeigt sich oft erst vor Gericht.

1. Chatverläufe + Sprachnachrichten als Beweismittel vor Gericht?

Da Chatverläufe und Sprachnachrichten nicht automatisch als „klassische Beweismittel“ gesehen werden, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden, um diese in einen möglichen Prozess einbringen zu können. Diese Voraussetzungen hängen vom Umfang und Art der Kommunikation, so wie der benutzten Plattform und Übertragungsart ab. Diese Frage ist damit stark vom Einzelfall abhängig. Ein einfacher Leitfaden ist nur schwer zu erstellen.

Unser Tipp ist deshalb bei wichtigen Informationen, wie Dienstplänen, Überstunden, Dienstwägen oder Urlaub immer auf die E-Mail oder ein handschriftliches Dokument zurückzugreifen. Sollte es später zu einem Streit zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgeber kommen, sind diese Medien leichter verwertbar und Sie stehen nicht mit leeren Händen vor Gericht.

2. Krankmeldung über WhatsApp

Ein weiterer Problempunkt sind Krankmeldungen. Gerade bei Prozessen über Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall muss entschieden werden, ob Krankmeldungen per WhatsApp überhaupt möglich sind. Auch hier kann keine pauschale Antwort gegeben werden. Zwei Grundsätze sind jedoch zu beachten. Ist die Kommunikation über WhatsApp oder andere Dienste im Unternehmen üblich, so kann auch eine Krankmeldung über diese Kanäle gültig sein. Außerdem muss der Arbeitnehmer die Krankmeldung persönlich an den Vorgesetzten übermitteln. Eine reine Gruppennachricht reicht nicht aus.

Um Unstimmigkeiten bei Krankmeldungen zu vermeiden, sollten daher Krankmeldung über soziale Medien im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden.

3. Datenschutzrechtliche Folgen bei der WhatsApp-Nutzung?

Ein besonderer Streitfall, der seit kurzer Zeit diskutiert wird und auch immer mehr die Gerichte beschäftigt, sind vermeintliche Schadensersatzansprüche von ausgeschiedenen Arbeitnehmern. Diese stützen sich auf die DSGVO und behaupten, durch die Nutzung von WhatsApp würde der Arbeitgeber personenbezogene Daten unerlaubt an Meta oder andere Großkonzerne weitergeben. Durch diese Weitergabe soll die Entscheidungsgewalt des Arbeitnehmers verletzt worden sein und so ein Schaden entstehen. Gerade wenn der Arbeitnehmer darlegen kann, dass er sich „genötigt“ gefühlt hat, einen bestimmten Dienst auf seinem Telefon zu installieren, um darüber mit dem Arbeitgeber kommunizieren zu können, besteht ein erhöhtes Haftungsrisiko.

In diesem Zusammenhang sind noch viele Fragen offen und es werden bereits mit Spannung anstehende Entscheidungen des EuGH abgewartet. Wollen Sie sich diesem Risiko entziehen, ist es ratsam, weiterhin auf die klassischen Medien, wie Telefon, E-Mail oder SMS zu setzen.

4. Fazit

Die Nutzung von WhatsApp im Unternehmen ist an sich nicht verboten. Doch gerade für sensible oder streitentscheidende Themen sind soziale Medien nicht der richtige Übermittlungsweg. Wenn Sie diesen Ratschlag befolgen, sowie Persönliches und Dienstliches trennen, ist schon viel gewonnen. Außerdem sollten Sie Arbeitnehmer, die nicht über die sozialen Medien kommunizieren möchten, ernst nehmen.

Über aktuelle Entwicklungen zu diesem Thema halten wir Sie selbstverständlich auf dem Laufenden.

Sollten darüber hinaus Fragen aufkommen, kontaktieren Sie uns gern persönlich.